Máy tính và Internet đang là công cụ giúp ích rất nhiều cho công việc văn phòng. Tự trang bị cho mình các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản sẽ giúp cho các ứng viên có được một vị trí làm việc tốt với mức lương ổn định.

Tin học văn phòng đang dần trở thành một kỹ năng cần thiết của ứng viên mỗi khi ứng tuyển cho bất kì công việc nào. Không cần phải là người quá xuất sắc, nhưng nắm vững được các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản sẽ giúp bạn có thể hoàn thành công việc nhanh chóng, đặc biệt là những phần việc liên quan đến nhập liệu hay tính toán đơn giản, gây được ấn tượng tốt với đồng nghiệp và cấp trên trong quá trình làm việc.

Các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản liên quan nhiều đến việc sử dụng bộ công cụ của Microsoft Office như Word, Excel, PowerPoint,...và các ứng dụng hỗ trợ như Email, diệt virus. Theo thống kê, có đến 90% nhà quản lý của các công ty hàng đầu thế giới sử dụng Excel để quản trị và hơn 80% nhân viên văn phòng cho rằng PowerPoint là kỹ năng không thể thiếu khi làm việc ở công sở. Vì vậy, đừng để mình trở thành “người tụt hậu” vì không biết gì về các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản này nhé!

Đừng để mình trở thành “người tụt hậu” vì không biết gì về các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản

1. Kỹ năng gõ bàn phím bằng 10 ngón tay và phím tắt

Đa phần các công việc văn phòng là nhập và xử lý dữ liệu trên máy tính. Việc bạn có khả năng gõ bàn phím bằng cả 10 ngón tay sẽ giúp làm tăng tốc độ hoàn thành công việc của bạn hơn là “mổ cò” từng chữ một. Thời gian hoàn thành công việc nhanh hơn cũng sẽ giúp bạn nhận được sự tin tưởng và đánh giá cao của cấp trên.

Để có thể luyện tập kỹ năng gõ chữ bằng 10 ngón để tăng tốc độ gõ bàn phím, có một số phần mềm có thể được sử dụng như: Rapid Typing, 10FastFingers, Typing Karaoke, TypingWeb, BBC – Dance Mat Typing. Cùng với đó, hãy tập đặt vị trí của các ngón tay ở các vị trí để đánh các dấu và dấu đặc biệt (~,.`?@#+-...)

Ngoài ra, hãy học cách dùng các phím tắt để tăng tốc độ xử lý văn bản như Ctrl +C (copy), Ctrl + V (paste), Ctrl + P (print),...và các phím chức năng khác như Enter (xuống dòng), Backspace (quay lại), Delete (xóa),...

Đa phần các công việc văn phòng là nhập và xử lý dữ liệu trên máy tính.

2. Sử dụng thành thạo bộ công cụ Microsoft Office

Hơn 90% công việc văn phòng đều liên quan đến sử dụng bộ công cụ Microsoft Office như nhập, xử lý văn bản, lập bảng tính, làm slide thuyết trình,... Để có các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản tốt, cần phải luyện tập sử dụng thường xuyên và thành thạo 3 công cụ chính trong bộ Microsoft Office là Word, Excel và PowerPoint.

Kỹ năng Word

Microsoft Word được biết đến là công cụ soạn thảo văn bản sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Microsoft Word cho phép người dùng xử lý các văn bản thô, thêm hiệu ứng về phông chữ, màu sắc, chèn hình ảnh và nhiều phương tiện khác như âm thanh, video để văn bản thêm đẹp mắt và phong phú. Ngoài ra, các công cụ kiểm tra chính tả hay ngữ pháp đa ngôn ngữ đi kèm tự động giúp hỗ trợ người dùng tránh việc mắc những lỗi khi xử lý văn bản.

Hiện tại, Microsoft Word có rất nhiều phiên bản khác nhau, được nâng cấp theo định kỳ của nhà phát hành Microsoft để tạo thuận lợi cho người sử dụng. Với phiên bản của Microsoft Word trước 2007, văn bản sẽ được lưu trong tệp tin có đuôi .doc, còn các phiên bản từ 2007 trở đi, văn bản sẽ được lưu trong tệp với đuôi .docx. Ngoài ra, Microsoft Word cũng có thể mở được các tệp văn bản thô đuôi .txt. và có khả năng xử lý các đoạn text liên quan đến thiết kế web như .html.

Các kỹ năng Word cơ bản là:

   - Nhập văn bản, định dạng về font chữ, cỡ chữ, màu chữ, chính tả của văn bản, đoạn văn trong văn bản. 

   - Thiết lập và định dạng bảng biểu: Số ô, cột, dòng, chèn thêm ô, trộn ô, tách ô, định dạng màu bảng, đường viền,...

   - Chèn hình ảnh, clipart, sơ đồ, hình khối

   - Chèn ký tự đặc biệt, link web, ghi chú,...

   - Trộn văn bản

   - Bảo mật văn bản

   - Thiết lập in ấn như khổ in, lề, đánh số trang,...

Microsoft Word được biết đến là công cụ soạn thảo văn bản sử dụng phổ biến nhất hiện nay

Kỹ năng Excel

Microsoft Excel là phần mềm làm việc với bảng tính. File Excel bao gồm các ô được tạo bởi dòng số và cột chữ. Người dùng sử dụng Microsoft Excel chủ yếu để phục vụ cho công việc thống kê và tính toán. Vì vậy trong Microsoft Excel cũng có những công cụ phục vụ chính cho công việc này như xử lý bảng biểu và các hàm tính toán được thiết lập sẵn.

Các kỹ năng Excel cơ bản như:

   - Tạo bảng, định dạng các dữ liệu, kích cỡ chữ, các dòng cột, trộn, xóa,...

   - Sử dụng các hàm số để lọc dữ liệu và tính toán như: If, Sum, Average, Min, Max, Year, Month, Day, ....

   - Bộ lọc dữ liệu Filter theo yêu cầu để tìm dữ liệu nhanh

   - Vẽ biểu đồ

   - Chèn link

   - Thiết lập in và bảo mật bằng password

Microsoft Excel là phần mềm làm việc với bảng tính

Kỹ năng PowerPoint

PowerPoint là công cụ để trợ giúp nhân viên tạo các slide để trình chiếu và thuyết trình về các ý tưởng, dự án của mình. Khác với việc đọc văn bản bình thường, file văn bản bằng PowerPoint có thể tự động lật giở trang văn bản như một đoạn slide ảnh để người dùng trình bày về vấn đề của mình.

Các kỹ năng PowerPoint cơ bản như:

   - Chèn, tạo và chỉnh sửa các hình vẽ, biểu đồ

   - Sắp xếp các đoạn văn bản và hình ảnh theo trình tự hiện

   - Sử dụng các ứng dụng trình chiếu và thiết kế

   - Sử dụng hiệu ứng chuyển động

   - Chèn link

   - Xuất file thành định dạng PDF

   - Bảo mật file

3. Sử dụng email hiệu quả

Với sự phát triển của công nghệ, con người không cần phải mất thời gian và công sức mang tài liệu ra tận bưu điện để chuyển phát nữa. Hầu hết văn bản sẽ được chuyển trực tiếp và nhanh chóng thông qua email. Vì vậy, việc sử dụng email thành thạo cũng là một trong các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản mà nhân viên phải biết.

Các kỹ năng sử dụng email cần phải nắm rõ đó là cách để tạo thư mới, nhập địa chỉ email của người nhận, tên thư, nội dung thư, chèn file đính kèm cần thiết. Ngoài ra, công cụ mail còn cho phép người dùng có thể cài đặt chữ ký cá nhân, chế độ tự động trả lời, lọc thư, đánh dấu hoặc ưu tiên các thư quan trọng để giúp người dùng không bị bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.

Hầu hết văn bản sẽ được chuyển trực tiếp và nhanh chóng thông qua email

4. Sao lưu dữ liệu

Mọi tai nạn đều có thể xảy ra, nhất là khi bạn làm việc một cách “online” và hoàn toàn trên máy tính. Vì thế kỹ năng sao lưu dữ liệu cũng là kỹ năng rất cần thiết phải biết đối với người đi làm. Bạn sẽ không muốn mọi công sức của mình bỗng dưng biến mất không tăm hơi chỉ vì một cú click chuột hoặc một lần mất điện đột ngột đâu. Vì vậy, hãy tạo bản tính cẩn thận cho chính mình bằng cách sử dụng các thiết bị lưu trữ dữ liệu như USB, ổ cứng di động, đĩa CD, DVD,...hoặc các dịch vụ lưu trữ online trên mạng như Google Drive, Dropbox, Mediafire,...

5. Bảo vệ dữ liệu khỏi virus độc hại

Trong quá trình làm việc, việc nhận gửi hay truy cập bất kỳ trang web nào để tìm kiếm thông tin cũng có thể khiến bạn nhiễm các phần mềm độc hại. Việc biết sử dụng một phần mềm diệt virus sẽ giúp bảo vệ mọi dữ liệu của bạn được an toàn. Hiện nay, đã có rất nhiều phần mềm có phí và miễn phí để giúp các nhân viên văn phòng bảo vệ thiết bị của mình khỏi các phần mềm độc hại như BKAV, Kaspersky, AVG,...

Với các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản trên đây, hy vọng đã giúp các bạn có được những thông tin cần thiết và tự trau dồi kỹ năng của bản thân để làm việc hiệu quả. 

Nguồn tham khảo: Canavi

Kỹ năng cần thiết/ VieclamJapan