Có một số nguyên tắc sử dụng email cơ bản mà ai cũng biết như không gửi trả lời cho tất cả mọi người khi không cần thiết, không viết hoa toàn bộ email... Tuy nhiên, có những nguyên tắc sử dụng email không được công nhận rộng rãi nhưng có thể khiến bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp. Dưới đây là 5 nguyên tắc như vậy:

* Chỉ trả lời email khi có thông tin được hỏi

- Bạn nhận được email hỏi về thông tin A. Bạn không nắm thông tin này và được sếp thông báo phải đợi đến tuần sau mới có. Nhưng bạn không báo lại cho người hỏi để anh/cô ấy biết về tình huống này và nghĩ rằng sẽ trả lời khi có thông tin trong tay.

Điều này có thể khiến người gửi email lo lắng không biết bạn có nhận được thư họ hay không, hay là bạn quên, hoặc tại sao lại mất thời gian đến vậy... Hẳn nhiên họ sẽ cảm thấy bức bối, khó chịu. Nếu việc này lặp lại nhiều lần, bạn sẽ bị mang tiếng là người phản hồi chậm trễ.

=> Cách giải quyết rất đơn giản: hãy trả lời rằng “Tôi sẽ trả lời anh/chị về vấn đề này vào đầu tuần tới”. Việc này chỉ mất 10 giây và bạn sẽ không để người khác phải chờ đợi.

* Không trả lời email gửi tới chung với sếp

Chắc hẳn bạn từng gặp tình huống sau: một đồng nghiệp gửi email tới bạn và sếp với một câu hỏi rõ ràng và bạn có thể trả lời. Bạn cho rằng sếp là cấp cao, sẽ lịch sự hơn nếu không “qua mặt” anh/cô ấy. Tuy nhiên, thực tế là sếp sẽ đánh giá cao nếu bạn giải quyết câu hỏi và tiết kiệm thời gian cho anh/cô ấy.

=> Nếu đây là lần đầu tiên bạn gặp tình huống này hoặc cảm thấy không chắc mình có nên chủ động trả lời hay không, hãy trực tiếp hỏi sếp.

* Gửi những lời nhắc nhở lịch thiệp

Bạn có xu hướng “lạm dụng” những cụm từ nhắc nhở lịch sự trong phần chủ đề của email khi muốn giục đồng nghiệp làm một điều gì đó. Điều này có thể "gây lờn" và bị người nhận phớt lờ.

=> Trong công việc, bạn cần mạnh mẽ và cứng rắn, không nhất thiết phải làm giảm nhẹ mức độ khẩn thiết hoàn thành nhiệm vụ bằng những cụm từ nhẹ nhàng và lịch thiệp.

* Trả lời email khẩn cấp hay nhạy cảm chỉ với từ “OK”

Đôi khi trả lời email với từ “OK” đơn giản là điều chấp nhận được. Chẳng hạn nếu đồng nghiệp email để thông báo về chỗ để giấy in mới, email trả lời dài hơn là không cần thiết. Tuy nhiên, nếu sếp email cho bạn về một việc gấp hay nhạy cảm trong công việc và bạn đáp lại chỉ với “OK”, bạn sẽ bị đánh giá là cư xử không phù hợp.

=>  Cách giải quyết là hoặc bạn trả lời qua điện thoại, hoặc soạn email có nội dung dài hơn, lịch sự hơn rồi mới gửi đi.

* Email quá dài hoặc không rõ ràng

Nếu email của bạn như một bức thư tự sự không ngừng hoặc bao gồm tất cả chi tiết của một tình huống trong khi người nhận chỉ muốn thấy kết quả, bạn đang thử thách sự kiên nhẫn của họ. Và ở thời điểm "cách mạng email” như hiện nay, bạn có thể bị coi là người không biết cách dùng email.

=>  Email hiệu quả trong công việc thường ngắn gọn, chỉ bao gồm vài đoạn hoặc những gạch đầu dòng. Nó cũng phải đề cập rõ ràng điều bạn muốn người nhận sẽ làm, hoặc cung cấp ngắn gọn (và đầy đủ) thông tin. Nếu bạn không làm tốt điều đó, người nhận sẽ không biết làm gì theo yêu cầu của bạn.

Sưu tầm

(Hình từ Internet)